Selon une enquête menée par Censuswide pour Perk auprès de 8 000 professionnels, 20 % des salariés déclarent régulièrement des dépenses de manière inexacte et intentionnelle dans le but de fraude. Autrement dit, un employé sur cinq falsifie régulièrement ses notes de frais !
Plus frappant encore, 40 % des employés ont déjà soumis un reçu généré par IA au moins une fois. Un constat sans appel pour les directions financières pour qui le reçu n’est plus une source de vérité fiable.
La fraude malgré le contrôle par l'IA
Pour beaucoup de Directeurs Administratifs et Financiers (DAF), les systèmes actuels n'offrent qu'une illusion de contrôle. La fraude prospère particulièrement là où les processus restent manuels : les employés utilisant des tableurs ou des e-mails sont 24 % à frauder régulièrement, contre 18 % pour ceux utilisant des outils dédiés.
L'étude souligne également un paradoxe : même lorsque les entreprises déploient l'IA pour détecter les fraudes, cela ne décourage pas les contrevenants. Près de 25 % des fraudeurs réguliers savent que leur entreprise utilise l'IA de détection, mais continuent leurs pratiques, misant souvent sur le fait que les petits montants ne seront pas examinés de près.
Les chiffres clés pour la France
En France, 7 % des salariés utilisent régulièrement l'IA pour fabriquer de fausses factures, un niveau intermédiaire entre le Royaume-Uni (5 %, le plus bas) et l'Allemagne (10 %, le plus haut), les États-Unis et l'Espagne se situant à 8 %.
Le montant moyen des dépenses falsifiées par salarié concerné s'élève à 250 euros par an en France, soit le niveau le plus bas de l'étude avec l'Espagne, contre 290 euros en Allemagne, 320 livres au Royaume-Uni et 330 dollars aux États-Unis.
Plus d'un tiers des salariés (35 %) continuent de soumettre leurs notes de frais manuellement, par email ou tableur, ce qui les rend bien plus enclins à la fraude : ils sont 82 % plus susceptibles de falsifier régulièrement leurs déclarations que ceux dotés d'un système structuré. Pour 26 % d'entre eux, la falsification part d'ailleurs d'une simple erreur ou d'une politique de notes de frais mal comprise.
La friction, moteur de la fraude ?
La fraude n'est pas toujours dictée par la malveillance. Elle est souvent une réponse à un système jugé trop lourd. La pression d'avancer des fonds personnels (31 %) et la lenteur des remboursements (28 %) sont les raisons les plus citées pour justifier ces manipulations.
À l'inverse, la complexité administrative pousse 42 % des salariés à ne pas réclamer le remboursement de petites dépenses légitimes, préférant absorber le coût plutôt que de remplir des formulaires fastidieux. Ce "travail de l'ombre" représente une perte de productivité massive, les employés consacrant en moyenne 48 heures par an à la gestion de leurs frais.